Сьогодні хочу звернути вашу увагу на порядок завірення копій документів для суду, а також на те, який з варіантів є правильним – «згідно з оригіналом» чи «копія вірна»?
Не секрет, що наприкінці 2017 року в Україні набрали чинності нові процесуальні кодекси. Вказаними змінами також були внесені уточнення до порядку оформлення документів, які подаються до суду.
Так, ст. 95 Цивільного процесуального кодексу України передбачає, що, за загальним правилом, документи мають подаватися в оригіналі або належним чином завіреній копії. Заявник, який подає документи в копіях, має вказати про наявність у нього або іншої особи оригіналу. Засвідчення вірності копії документа оригіналу здійснюється шляхом проставлення власноручного підпису і дати. Особа має право завіряти копії лише тих документів, оригінали яких знаходяться у неї.
Такі ж вимоги закріплено в ст. 94 Кодексу адміністративного судочинства України та ст. 91 Господарського процесуального кодексу України. Аналогічні правила застосовуються і в кримінальному процесі.
01 вересня 2021 року почав діяти Національний стандарт України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163:2020», затверджений наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 № 144. Його положення поширюються на всі без винятку органи державної влади, місцевого самоврядування та юридичних осіб незалежно від форми власності (п. 1.1). Стандарт також містить вимоги до відмітки про засвідчення копій документів (п. 5.26).
Підсумовуючи положення цих нормативних документів, можна зробити висновок, що під час оформлення копій мають бути дотримані три основні правила:
- Ви можете подавати в суд завірені копії лише тих документів, оригінали яких знаходяться у вас. Посилання на те, що оригінал знаходиться у вашому розпорядженні, є обов’язковим.
- Якщо оригіналу немає, до суду можна надати незасвідчену ксерокопію чи фотокопію документа з вказівкою про те, у кого знаходиться оригінал.
- Відмітка має містити наступні реквізити:
- слова – «Згідно з оригіналом»,
- найменування посади,
- особистий підпис,
- власне ім’я та прізвище,
- дата засвідчення,
- відтиск печатки (якщо це обов’язково).
Зразок:
Згідно з оригіналом
Директор підпис Іван ІВАНЕНКО
15.09.2021
З викладеного виходить, що словосполучення «Копія вірна» є неправильним.
Варто відзначити й те, що на сьогодні використання печаток для більшості юридичних осіб обов’язковим не є. Тому відтиск печатки ставиться або у випадках, прямо визначених законодавством, або якщо це передбачено установчими документами юридичної особи або за власною ініціативою.
Крім того, відмітку про засвідчення копії документа дозволяється ставити на лицьовому боці останнього аркуша копії документа, нижче реквізиту «Підпис». Про це йдеться у вже згаданому п. 5.26 ДСТУ 4163:2020.
Пам’ятайте, що ігнорування вказаних правил може призвести до того, що суд надані вами матеріали до уваги не візьме.
Тому перед поданням копій обов’язково перевірте дотримання вимог, про які йдеться у цій статті, а якщо у вас виникли будь-які запитання з цього приводу, ви можете задати їх в коментарях знизу.
Читайте також: Клопотання про перенесення розгляду справи.
Добрий день! Батько помер на окупованій території рік тому. З доказів на руках маю лише фото з цвинтаря та фото копію довідки з медичного закладу виданої окупаційною владою. Як засвідчити ці докази? Чи буде цього достатньо для отримання позитивного рішення? Оригінал у сестри (по батькові, не рідна, яка вивезла документи, але відмовляється їх віддавати).
Добрий день! Пробуйте витребувати докази від сестри та встановити відповідний факт через суд. Інші варіанти малоймовірні.
Цікаво, а при подачі додатків через систему «Електронний Суд» – можна на сканкопіях не проставляти «Згідно з оригіналом…»?
Бачу два варіанти:
1. Через те, що додаток підписується КЕП, що є аналогом письмового підпису, то додатково завіряти (проставляти «Згідно з оригіналом…») не потрібно.
2. Завірення – це одне, а підпис – інша річ. А тому вид носія додатків (електронний або паперовий) жодним чином не впливає на необхідність їхнього завірення.
При подачі документів через підсистему «Електронний суд» електронний підпис користувача накладається не лише на процесуальний документ, але й на всі додатки. Тому окремі відмітки ставити не потрібно.
Хмм.. можливо, я щось не розумію. Змоделюємо ситуацію. Я через «Електронний суд» подаю заяву + 2 додатки до заяви:
1-й додаток. Скан-копія якогось документа, яку я особисто мав можливість завірити з оригіналом.
2-й додаток. Скан-копія якогось іншого документу, яку я не мав можливості завірити з оригіналом (наприклад, мені родич з іншого міста/країни переслав у вигляді pdf-документа скан-копію якогось документа).
Як в такій ситуації суду зрозуміти, який додаток завірено з оригіналом, а який – ні?
Частина 5 ст. 95 ЦПК України встановлює, що учасник справи, який подає письмові докази в копіях (електронних копіях), повинен зазначити про наявність у нього або іншої особи оригіналу письмового доказу.
Добрий день. Скажіть, будь ласка, при подачі заяви про скасування судового наказу в додатку необхідно вказати копію паспорта, ця копія має бути завірена заявником, а де слід зазначити, що оригінал паспорта знаходиться в моєму розпорядженні? І чи потрібно завіряти копію заяви про скасування судового наказу?
Добрий день, Оксано! Відомості про наявність оригіналу документа у мене, як у заявника, зазначаю у тексті самої заяви. Всі копії документів, які надаються іншим учасникам судового процесу, також завжди належним чином засвідчую.
Добрий день. Підкажіть, будь ласка, чи потрібно, при поданні позовної заяви, завіряти примірники копій для відповідача?
Добрий день, Євгене! Так.
Доброго дня! Цікавить питання: чи можна засвідчувати кольорові копії документів?
Вітаю! Жодної різниці між чорно-білими та кольоровими копіями для суду не існує.
Доброго дня. Підкажіть, будь ласка. Мною було подано позовну заяву про розірвання шлюбу та до неї додані копії документів, які були не завірені мною та вказано у заяві, що оригінали знаходяться у відповідача. Ухвалою суду було залишено заяву без руху та надано час на виправлення недоліків, а саме все ж таки завірити належним чином подані копії документів. Мною були завірені лише ті документи які маю на руках оригінали. Як бути в такій ситуації?
Добрий вечір, Артеме! Ви все правильно зробили. З описаною вами ситуацією зустрічаюся вперше. Але, оскільки є ухвала суду яка зобов’язує вас засвідчити копії документів, оригінали яких у вас відсутні, а оскаржувати ухвалу практичного сенсу не має, простіше буде виконати вимоги суду і не затягувати розгляд.
Чи можна таким чином засвідчувати копії не для суду, а для інших органів чи організацій, наприклад, військкомату? Я говорю про копію паспорта, пенсійного посвідчення, свідоцтва про народження тощо. Чи все ж таки треба засвідчувати у нотаріуса?
Добрий день, Юрію! Так, але якщо певні документи надаються вами з метою отримання якихось переваг, щоб перестрахуватися, краще посвідчити нотаріально та передати документи офіційно через канцелярію або шляхом направлення цінного листа з детальним описом вкладеного.
Скажіть, будь ласка, слід вживати слова засвідчити копії документів чи завірити копії документів?
Дякую!
Великого значення це не має, але якщо виходити із положень законодавства, то найчастіше використовується термін «засвідчення».
Добрий день! Чи треба у верхньому правому куті проставляти напис Копія? Чи я правильно розумію, що завіряти не потрібно на кожному аркуші, а можна проставляти реквізити Згідно з оригіналом і т.д на лицьовому боці останнього аркушу документа? Дякую!
Добрий день, Юліє! Краще засвідчувати кожен аркуш окремо.
Доброго дня. Підкажіть, будь ласка, яким чином можна засвідчити копію державного акта на право постійного користування землею, якщо рішенням органу місцевого самоврядування він був визнаний таким, що втратив чинність?
Добрий день, Оксано! Якщо такий документ ви подаєте до суду, то порядок засвідчення копії описано у статті.
Добрий день. Підкажіть, у державній установі копію паспорта засвідчує сама людина чи посадова особа?
Добрий день, Ірино! Залежно від конкретної ситуації може бути по-різному, але у переважній більшості випадків відповідність копії оригіналу засвідчує сама людина.
Добрий день. Якщо є копії завірених документів в кінці 2021 року, які подавись в суд, чи потрібно нові копії документів завіряти датою подачі в суд? Чи ці будуть актуальні?
Добрий день, Уляно! Прямої заборони подавати документи, які були засвідчені раніше, немає. Але, якщо є можливість, краще подавати документи завірені перед подачею документів до суду. Так виникатиме менше запитань.
Якщо засвідчується копія представником відповідача особисто (ставиться штамп, на якому зазначено згідно з оригіналом, юридичний консультант) проставляються вручну ініціали, прізвище, підпис та дата. Печатка відсутня. Чи вважається така копія правильно завіреною?
Валентино, добрий день! Як правило, використання печаток обов’язковим не є. Спосіб нанесення інформації також не має значення. Якщо необхідно допустимі реквізити присутні, суд швидше за все візьме такий документ до уваги. Якщо ви сумніваєтеся у достовірності документа, копію якого було надано до суду, можна заявити клопотання про витребування оригіналу для огляду.
Доброго вечора, я військовослужбовець, але зараз я знаходжуся у відрядженні, що закінчується в кінці місяця. Є документ про відрядження. А судове засідання має відбутися 18 листопада. Як правильно зробити, щоб перенести судове засідання, і які саме документи потрібно відправити?
Доброго дня, Артем! Складіть та підпишіть клопотання про відкладення судового розгляду справи. У клопотанні вкажіть, що ви у відрядженні. Додайте копію документа, що підтверджує факт відрядження. Засвідчіть копію документа, як описано у цій статті. Після цього відправте клопотання з додатками рекомендованим листом на адресу суду. Додатково скановані копії документів можна надіслати на електронну адресу суду. При цьому у листі обов’язково вкажіть, що письмовий примірник на адресу суду надіслано поштою.
Добрий день! А чи не буде порушенням засвідчення копії наказу про звільнення, якщо на копії буде загальна печатка підприємства, а не печатка «Для копій»? Бо підприємство маленьке, немає відділу кадрів і є одна печатка. У Правилах 1000/5 від 18.06.2015 є така згадка про печатки.
Доброго дня, Оксано! Ні, порушенням не буде.
Дякую.
Доброї ночі! Завіряючи копії документів для суду треба використовувати словосполучення «Згідно з оригіналом» замість «Копія вірна». А якщо на штампі словосполучення «Відповідає оригіналу» – чи можу я його використовувати? Дякую.
Доброго дня, Олександре! Якщо всі інші вимоги будуть дотримані, думаю, проблем виникнути не повинно. В іншому разі, дії суду можна буде розглядати як надмірний формалізм.
Доброго вечора! Чи повинен поліцейський завіряти копію паспорта відповідача у матеріалах по адмінсправі, але ж і так зрозуміло, що він знаходиться у даного громадянина?
Доброго дня, Юрію! Моє бачення – ні, не повинен. За наявності, поліцейський може надати суду лише ксерокопію. В свою чергу суд може зобов’язати відповідача або пред’явити оригінал або надати належним чином засвідчену копію.
Добрий вечір! Підкажіть, чи має право командир військової частини звіряти паспорт, ІПН, свідоцтво УБД?
Доброго дня, Петро! Якщо мова йде про звірку (перевірку) документів, то, напевно, так. Але, якщо ви мали на увазі не звірку документів, а завірення копій, то, за загальним правилом, це можна робити тільки відносно власних документів, оригінали яких знаходяться в розпорядженні особи. Якщо оригінали документів знаходяться у вас, командир військової частини засвідчити вірність копії на певну дату не може, оскільки не може гарантувати того, що в документ не було внесено зміни або що такий документ не втратив чинність. Приблизно так.
Чи можна виготовити штамп «Згідно з оригіналом. Адвокат Іваненко І.І.» та додавати тільки підпис і дату? Дякую.
Володимире, доброго дня! Так, можна. Єдине, що якщо ви маєте статус адвоката, то порядок посвідчення копій регулюється профільним законом. Я зробив та використовую штамп наступного змісту:
КОПІЯ ПОСВІДЧЕНА
відповідно до п. 9 ч. 1 ст. 20 Закону України
«Про адвокатуру та адвокатську діяльність»
Адвокат Іваненко Іван Іванович
Дата __________ Підпис __________
Що конкретно треба написати на ксерокопії документу-додатку до позову в адмінсуд, оригінал якого (документу) знаходиться у відповідача? Якщо на одному аркуші паперу знаходяться копії різних сторінок одного й того документу (наприклад, паспорт), чи потрібно завіряти кожне зображення?
На кожній сторінці робиться застереження зміст якого наведено вище. Якщо зображень декілька можна робити одне застереження. Застереження про вірність копії робиться лише на тих документах оригінали яких знаходяться у вашому розпорядженні. Якщо оригінал документ у вас відсутній, надаєте лише його звичайну ксерокопію. Інформацію про те, у кого знаходиться оригінал, як правило, зазначають не на копії документа, а в тексті позовної заяви, відзиву на позову заяву, в заяві про залучення доказів тощо.
Доброго дня. Підприємство подає заяву на видачу судового наказу, і копію заяви на видачу судового наказу для боржника, чи потрібно завіряти копію заяви для боржника — підприємству яке надає копію заяви?
Доброго дня, Леє! Якщо ви подаєте до суду копію будь-якого документа, вона має бути завірена у передбачений законодавством спосіб. В іншому разі це може стати формальною підставою для відмови у видачі судового наказу. Наскільки пам’ятаю, надання заявником копії заяви обов’язковою передумовою для подачі самої заяви про видачу судового наказу не є. В ЦПК лише зазначено, що копія такої заяви надсилається судом боржнику одночасно з самим наказом. Хто саме має її виготовити не конкретизується. Але, для уникнення будь-яких непорозумінь з даного приводу, завірену копію доречно подавати одночасно з самою заявою.
Я по незнанию написала, как раньше “копия верна”. Пришлось приложения к иску переделывать.
Багато разів довелося мати справу з цим питанням під час роботи. Те, що словосполучення “Копія вірна” є не зовсім коректним, буду знати.