Порядок завірення копій документів для суду

Сьогодні хочу звернути вашу увагу на порядок завірення копій документів для суду, а також на те, який з варіантів є правильним – «згідно з оригіналом» чи «копія вірна»?

Не секрет, що наприкінці 2017 року в Україні набрали чинності нові процесуальні кодекси. Вказаними змінами також були внесені уточнення до порядку оформлення документів, які подаються до суду.

Так, ст. 95 Цивільного процесуального кодексу України передбачає, що, за загальним правилом, документи мають подаватися в оригіналі або належним чином завіреній копії. Заявник, який подає документи в копіях, має вказати про наявність у нього або іншої особи оригіналу. Засвідчення вірності копії документа оригіналу здійснюється шляхом проставлення власноручного підпису і дати. Особа має право завіряти копії лише тих документів, оригінали яких знаходяться у неї.

Такі ж вимоги закріплено в ст. 94 Кодексу адміністративного судочинства України та ст. 91 Господарського процесуального кодексу України. Аналогічні правила застосовуються і в кримінальному процесі.

01 вересня 2021 року почав діяти Національний стандарт України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163:2020», затверджений наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 № 144. Його положення поширюються на всі без винятку органи державної влади, місцевого самоврядування та юридичних осіб незалежно від форми власності (п. 1.1). Стандарт також містить вимоги до відмітки про засвідчення копій документів (п. 5.26).

Підсумовуючи положення цих нормативних документів, можна зробити висновок, що під час оформлення копій мають бути дотримані три основні правила:

  1. Ви можете подавати в суд завірені копії лише тих документів, оригінали яких знаходяться у вас. Посилання на те, що оригінал знаходиться у вашому розпорядженні, є обов’язковим.
  2. Якщо оригіналу немає, до суду можна надати незасвідчену ксерокопію чи фотокопію документа з вказівкою про те, у кого знаходиться оригінал.
  3. Відмітка має містити наступні реквізити:
  • слова – «Згідно з оригіналом»,
  • найменування посади,
  • особистий підпис,
  • власне ім’я та прізвище,
  • дата засвідчення,
  • відтиск печатки (якщо це обов’язково).

Зразок:

Згідно з оригіналом
Директор підпис Іван ІВАНЕНКО
15.09.2021

З викладеного виходить, що словосполучення «Копія вірна» є неправильним.

Варто відзначити й те, що на сьогодні використання печаток для більшості юридичних осіб обов’язковим не є. Тому відтиск печатки ставиться або у випадках, прямо визначених законодавством, або якщо це передбачено установчими документами юридичної особи або за власною ініціативою.

Крім того, відмітку про засвідчення копії документа дозволяється ставити на лицьовому боці останнього аркуша копії документа, нижче реквізиту «Підпис». Про це йдеться у вже згаданому п. 5.26 ДСТУ 4163:2020.

Пам’ятайте, що ігнорування вказаних правил може призвести до того, що суд надані вами матеріали до уваги не візьме.

Тому перед поданням копій обов’язково перевірте дотримання вимог, про які йдеться у цій статті, а якщо у вас виникли будь-які запитання з цього приводу, ви можете задати їх в коментарях знизу.

Читайте також: Клопотання про перенесення розгляду справи.

12 коментарів до “Порядок завірення копій документів для суду”

  1. Доброго вечора! Чи повинен поліцейський завіряти копію паспорта відповідача у матеріалах по адмінсправі, але ж і так зрозуміло, що він знаходиться у даного громадянина?

    Відповіcти
    • Доброго дня, Юрію! Моє бачення – ні, не повинен. За наявності, поліцейський може надати суду лише ксерокопію. В свою чергу суд може зобов’язати відповідача або пред’явити оригінал або надати належним чином засвідчену копію.

      Відповіcти
  2. Добрий вечір! Підкажіть, чи має право командир військової частини звіряти паспорт, ІПН, свідоцтво УБД?

    Відповіcти
    • Доброго дня, Петро! Якщо мова йде про звірку (перевірку) документів, то, напевно, так. Але, якщо ви мали на увазі не звірку документів, а завірення копій, то, за загальним правилом, це можна робити тільки відносно власних документів, оригінали яких знаходяться в розпорядженні особи. Якщо оригінали документів знаходяться у вас, командир військової частини засвідчити вірність копії на певну дату не може, оскільки не може гарантувати того, що в документ не було внесено зміни або що такий документ не втратив чинність. Приблизно так.

      Відповіcти
  3. Чи можна виготовити штамп «Згідно з оригіналом. Адвокат Іваненко І.І.» та додавати тільки підпис і дату? Дякую.

    Відповіcти
    • Володимире, доброго дня! Так, можна. Єдине, що якщо ви маєте статус адвоката, то порядок посвідчення копій регулюється профільним законом. Я зробив та використовую штамп наступного змісту:

      КОПІЯ ПОСВІДЧЕНА
      відповідно до п. 9 ч. 1 ст. 20 Закону України
      «Про адвокатуру та адвокатську діяльність»
      Адвокат Малиневський Павло Петрович
      Дата __________ Підпис __________

      Відповіcти
  4. Що конкретно треба написати на ксерокопії документу-додатку до позову в адмінсуд, оригінал якого (документу) знаходиться у відповідача? Якщо на одному аркуші паперу знаходяться копії різних сторінок одного й того документу (наприклад, паспорт), чи потрібно завіряти кожне зображення?

    Відповіcти
    • На кожній сторінці робиться застереження зміст якого наведено вище. Якщо зображень декілька можна робити одне застереження. Застереження про вірність копії робиться лише на тих документах оригінали яких знаходяться у вашому розпорядженні. Якщо оригінал документ у вас відсутній, надаєте лише його звичайну ксерокопію. Інформацію про те, у кого знаходиться оригінал, як правило, зазначають не на копії документа, а в тексті позовної заяви, відзиву на позову заяву, в заяві про залучення доказів тощо.

      Відповіcти
  5. Доброго дня. Підприємство подає заяву на видачу судового наказу, і копію заяви на видачу судового наказу для боржника, чи потрібно завіряти копію заяви для боржника — підприємству яке надає копію заяви?

    Відповіcти
    • Доброго дня, Леє! Якщо ви подаєте до суду копію будь-якого документа, вона має бути завірена у передбачений законодавством спосіб. В іншому разі це може стати формальною підставою для відмови у видачі судового наказу. Наскільки пам’ятаю, надання заявником копії заяви обов’язковою передумовою для подачі самої заяви про видачу судового наказу не є. В ЦПК лише зазначено, що копія такої заяви надсилається судом боржнику одночасно з самим наказом. Хто саме має її виготовити не конкретизується. Але, для уникнення будь-яких непорозумінь з даного приводу, завірену копію доречно подавати одночасно з самою заявою.

      Відповіcти
  6. Я по незнанию написала, как раньше “копия верна”. Пришлось приложения к иску переделывать.

    Відповіcти
  7. Багато разів довелося мати справу з цим питанням під час роботи. Те, що словосполучення “Копія вірна” є не зовсім коректним, буду знати.

    Відповіcти

Залишити коментар: